Approbation ou refus de demandes de lettre de confirmation de l’emploi
Utilisez la page Lettre de confirmation de l'emploi.
pour effectuer les tâches suivantes :
- Afficher les demandes en cours de lettre de confirmation de l'emploi.
- Approuver des demandes de lettre de confirmation de l'emploi et générer une lettre.
- Refuser des demandes de lettre de confirmation de l'emploi.
- Afficher d'anciennes lettres de confirmation de l'emploi.
Lorsqu'un employé demande une lettre de confirmation de l'emploi dans le portail libre-service Powerpay, la demande est envoyée dans le dossier Mesures de la boîte de réception des utilisateurs sélectionnés pour recevoir les notifications, et elle est ajoutée à l'onglet Demandes de la page Lettre de confirmation de l'emploi.
L'onglet Demandes énumère toutes les demandes en cours, approuvées ou refusées. Les demandes les plus récentes figurent au début de la liste. La liste peut être triée en cliquant sur les noms de colonne ou filtrée par nom d'employé, date, état, changement d'état ou langue en utilisant le champ de filtre des colonnes.
Les demandes approuvées ou refusées demeurent dans la liste jusqu'à ce qu'elles soient supprimées en cliquant sur le bouton Supprimer (
).
Les lettres approuvées qui sont supprimées ne sont plus accessibles par les employés concernés dans l'environnement libre-service. Cliquez sur OK pour supprimer la lettre.
Vous pouvez consulter les lettres approuvées en cliquant sur le bouton Afficher (
). Les lettres sont affichées au format PDF.
Pour approuver ou refuser une demande en attente, cliquez sur le bouton Aperçu (
).
Préalables
Activez la fonction de lettre de confirmation de l'emploi dans votre système de paie. Cette fonction n'est accessible qu'aux employés des listes de paie qui utilisent l'environnement libre-service.
Étapes
Pour générer la lettre de confirmation de l'emploi :
- Ouvrez la page Lettre de confirmation de l'emploi.
-
Cliquez sur l'onglet Demandes.
La liste comprend toutes les demandes en cours, approuvées ou refusées et présente en premier les demandes les plus récentes. Les demandes approuvées ou refusées demeurent dans la liste jusqu'à ce qu'elles soient supprimées (il suffit alors de cliquer sur le bouton Supprimer
).Les lettres approuvées qui sont supprimées ne sont plus accessibles par les employés concernés dans l'environnement libre-service. Cliquez sur OK pour supprimer la lettre.
Vous pouvez consulter les lettres approuvées en cliquant sur le bouton Afficher
. Les lettres sont affichées au format PDF.On peut trier la liste en cliquant sur les noms de colonne ou la filtrer par nom d'employé, date, état, changement d'état ou langue en utilisant le champ de filtre des colonnes.
-
Pour générer une lettre, cliquez sur le bouton Aperçu
de la demande voulue.La lettre de confirmation de l'emploi s'affiche dans la page Aperçu.
L'aperçu est affiché en HTML à partir du modèle de lettre et de l'information extraite du dossier de l'employé et du profil de l'entreprise dans Powerpay.
- Au besoin, modifiez la lettre et ajoutez des commentaires.
Remarque : Si vous générez une lettre pour un employé précédemment en congé et pour lequel un relevé d’emploi a été produit, Powerpay affiche automatiquement la date de réembauche de l’employé comme date d’entrée en service. Saisissez la date d’entrée en service initiale dans la section des commentaires.
- (Facultatif) Pour afficher la version PDF définitive de la lettre :
- Cliquez sur Aperçu. La lettre est affichée en PDF.
- Passez la lettre en revue. Si des changements s'imposent, vous pouvez mettre à jour le modèle de lettre à partir de l'onglet Configuration. Pour plus de détails, voir Configurer le modèle de lettre de confirmation de l'emploi.
- Fermez le fichier PDF et revenez à Powerpay.
-
Cliquez sur Approuver.
La lettre est générée au format PDF, et un courriel est envoyé à l'employé pour l'informer qu'elle est disponible dans l'environnement libre-service.
La lettre de confirmation de l'emploi est générée en français et en anglais et s'affiche dans la langue de correspondance de l'employé.
Remarque : Une fois la lettre approuvée, l'employé peut y accéder pendant 30 jours dans l'environnement libre-service.
Pour refuser une demande de lettre de confirmation de l’emploi :
- Ouvrez la page Lettre de confirmation de l'emploi.
-
Cliquez sur l'onglet Demandes.
-
Cliquez sur le bouton Aperçu
de la demande voulue.La lettre de confirmation de l'emploi s'affiche dans la page Aperçu.
-
Cliquez sur Refuser.
La demande est refusée, et la lettre n'est pas générée.
Prochaines étapes
La lettre est générée au format PDF, et un courriel est envoyé à l'employé pour l'informer qu'elle est disponible dans l'environnement libre-service.
Description des champs de l'onglet Demandes
- Nom de l'employé : Prénom et nom de l'employé ayant demandé une lettre de confirmation de l'emploi.
- Date de la demande : Date de réception de la demande de lettre de confirmation de l'emploi.
- État : État de la demande, soit :
- En attente : La demande n'a pas encore été approuvée ou refusée.
- Approuvée : La demande a été approuvée, et la lettre a été envoyée à l'employé.
- Refusée : La demande a été refusée. Aucune lettre n'a été générée.
- Changement d'état : Date à laquelle la demande a été approuvée ou refusée.
- Langue de l'employé : Langue de correspondance sélectionnée par l'employé dans l’onglet Profil.